POLITICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

FUNDACIÓN LA LUZ IPS constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT. 811.004.956-6 (en adelante FUNDACIÓN LA LUZ). Atendiendo a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, ha preparado y establecido las siguientes políticas internas orientadas al adecuado tratamiento y administración de los datos personales que han sido recolectados y almacenados en sus bases de datos.

El presente documento busca socializar y difundir dicha política entre todos los miembros de nuestra institución, lo cual incluye a todas las personas involucradas y/o relacionadas con su objeto social, actividades educativas, formativas, culturales y administrativas desarrolladas por FUNDACIÓN LA LUZ en las que pueda existir recolección o tratamiento de datos personales. Por consiguiente, las políticas aquí previstas serán aplicables a los contratistas, junta directiva, órganos administrativos, clientes, empleados, subcontratistas y demás personas naturales, jurídicas o terceros que estén involucradas o lleguen a involucrarse de cualquier manera con FUNDACIÓN LA LUZ y que puedan llegar a tener cualquier tipo de injerencia o participación en la recolección o tratamiento de datos personales.

1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES CAPTURADOS POR FUNDACIÓN LA LUZ COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión entre otras, de datos personales de personas naturales por FUNDACIÓN LA LUZ, deberá obtenerse autorización previa e informada de su Titular (persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento) o quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, la cual podrá ser concedida por medio escrito u oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del Titular conforme la ley. Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil, Cédula de Ciudadanía y demás del mismo carácter. FUNDACIÓN LA LUZ ordena dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores y usuarios, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones previstas por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y en consecuencia la presente política.
• Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
• 
  

2. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

En aplicación de los términos de la normatividad aplicable en materia de datos personales, FUNDACIÓN LA LUZ asume el papel de Encargada del Tratamiento y responsable del Tratamiento en todos los casos o en algunos de ellos, dependiendo de cada uno, cuando recolecta, almacena, use, circule, suprima, transfiera o transmita datos de Titulares en alguna de sus actividades, ya sea por sí misma o a través de terceros.

A las personas que sean dueñas y/o titulares de los datos personales que nos van ser suministrados o que nos han sido suministrados, les asisten los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y/o rectificar sus datos personales, mediante una solicitudenviada al responsable o al encargado del tratamiento de dicha información. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo en aquellos casos en que dicha autorización no sea necesaria de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el responsable y/o el encargado del tratamiento o tratamientos, previa solicitud escrita, respecto a los usos que se les dará o se les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas o reclamos por infracciones cometidas por FUNDACIÓN LA LUZ, a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar en cualquier momento la autorización y/o solicitar la supresión de la información contenida en la base de datos de FUNDACIÓN LA LUZ, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento yde los cuales sea el titular exclusivo.

3. PROCEDIMIENTO
Con respecto a la recolección de datos e información:

FUNDACIÓN LA LUZ, en desarrollo de su objeto social, permanentemente realiza la recolección de datos personales de aquellas personas que tienen algún tipo de vínculo con la entidad. Los casos y ejemplos más significativos de esta labor, sin limitarse a ellos, son:

• Los datos de funcionarios, empleados, contratistas y subcontratistas de FUNDACIÓN LA LUZ, se recolectan al momento de hacer el proceso de selección o contratación y son necesarios para crear el archivo o carpeta de cada uno de ellos.
• Los datos de los usuarios y clientes de los bienes y servicios ofrecidos por FUNDACIÓN LA LUZ, incluidos los datos sensibles médicos definidos con anterioridad.
• Los datos de las personas que trabajen, colaboren o presten cualquier tipo de servicio relacionado con los medios de comunicación de FUNDACIÓN LA LUZ (Página web, revistas, flyers, newsletters, eventos, actividades, etc.).
• Los datos de los afiliados a otras personas jurídicas o a otras entidades que tienen convenios o una relación directa con FUNDACIÓN LA LUZ.

Almacenamiento de información:

• En lo que respecta a los datos de: junta directiva, funcionarios, empleados y contratistas de FUNDACION LA LUZ, una vez se concluya el proceso de vinculación, de manera electrónica, se crea una carpeta especial para archivar toda la información personal y laboral de cada empleado.
• Los datos de los clientes y usuarios de los servicios prestados por FUNDACIÓN LA LUZ, que se captan para la prestación de los servicios médicos necesarios para el restablecimiento de las condiciones de salud de los mismos.
• Los datos de los proveedores de bienes o servicios de FUNDACIÓN LA LUZ, que se recopilan con el propósito de contar con la información necesaria para la normal ejecución de los acuerdos, convenios y contratos existentes con esos proveedores.

Uso interno de los datos personales:
Las diferentes áreas de FUNDACIÓN LA LUZ pueden tener acceso a las bases de datos en lo
referente a su especialidad y tarea dentro de la institución y conforme a los usos o tratamientos
autorizados por sus titulares.

Circulación de la información:

• FUNDACIÓN LA LUZ utilizará la información recolectada, únicamente con los fines establecidos en la Ley, dentro y fuera del territorio colombiano.
• En ningún caso se enajenarán a favor de terceros, temporal o definitivamente, de manera parcial o total, gratuita u onerosa, los datos personales contenidos en las bases de datos de FUNDACIÓN LA LUZ.
• FUNDACIÓN LA LUZ garantiza que el manejo de la información se efectuará y ejecutará bajo los más altos estándares de seguridad y confidencialidad. En caso en que autoridades judiciales soliciten esta información a FUNDACIÓN LA LUZ, ésta estará obligada a compartir la misma de acuerdo con lo establecido por la legislación colombiana.

Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos:

• FUNDACIÓN LA LUZ deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos a su información, cuando así lo requiera, para realizar consultas, así como garantizar el derecho a los Titulares de presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales.

• FUNDACIÓN LA LUZ podrá recibir las solicitudes antes señaladas sobre Datos Personales de:
• El titular del dato.
• De los causahabientes, representantes legales o apoderados de los titulares.
• De entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones sociales o legales.
• Por orden judicial y de terceros autorizados por el titular o por la Ley.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

Las consultas, solicitudes y/o reclamos deberán dirigirse de la siguiente manera: Al correo electrónico: representantelegal@fundacionlaluz.net siempre que la dirección electrónica desde la cual se remita la solicitud esté registrada en la base de datos de FUNDACIÓN LA LUZ. De lo contrario podrá utilizar la línea telefónica No. (57 )XXXXXXXXX; en donde le solicitarán datos de control para verificar.

También se recibirán por medio escrito a su dirección de notificación judicial en: Las consultas sobre datos personales serán resueltas por FUNDACIÓN LA LUZ en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular o a sus causahabientes, manifestando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El trámite de estas consultas y reclamos será gratuito, excepto en los casos señalados expresamente por la ley.

Revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos: Dado el carácter revocable de la autorización, los titulares de la información podrán, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Esta solicitud debe ser dirigida así:

Al correo electrónico: siempre que la dirección electrónica desde la cual se remita la solicitud esté registrada en la base de datos de FUNDACIÓN LA LUZ. De lo contrario podrá utilizar la línea telefónica No. (57 )XXXXXXXXXX; en donde le solicitarán datos de control tendientes a verificar la identidad del titular.

También se recibirá por medio escrito a su dirección de notificación judicial: Mientras esta
revocatoria no se produzca, se entenderá que la autorización dada por el titular de la
información permanece vigente.

4. FINES PARA LOS CUALES FUNDACIÓN LA LUZ RECOLECTA DATOS PERSONALES.

4.1. Los datos recolectados a empleados tienen como finalidad:

1. Cumplir con las obligaciones legales en desarrollo del contrato laboral y/o demás contratos-.
2. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí misma o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de FUNDACIÓN LA LUZ.
3. Garantizar el acceso adecuado de la información sensible de sus usuarios por parte los profesionales encargados de brindar los servicios médicos requeridos por estos para el restablecimiento de sus condiciones de salud.
4. Manejar adecuadamente la información sensible, según lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012. 

Con respecto a esta información FUNDACIÓN LA LUZ se compromete a:

1. Informar al titular de la información el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de los mismos.
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estás versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niños, niñas y adolescentes.
3. Los derechos que se le asisten como titular.
4. La identificación, la dirección física y/o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento, el cual se compromete a conservar prueba de su cumplimiento y a entregar copia al titular cuando éste lo necesite.

4.2. Los datos recolectados a proveedores, asesores y consultores tienen como finalidad:

1. La comparación de ofertas y estudios de mercado que requiera FUNDACIÓN LA LUZ para la ejecución de sus programas y actividades.
2. Recaudar información sobre facturación, despacho y recepción de mercancías.
3. La evaluación de experiencia profesional, pagos, análisis financieros, revisión de políticas de comercio justo y cobros judiciales.

5. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN

Cualquier cambio o modificación sustancial a las políticas internas de tratamiento de datos
personales, según lo previsto en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, será comunicado
oportunamente a los titulares de los datos personales de una forma efectiva que garantice su
conocimiento y comprensión, lo cual se efectuará antes de implementar las nuevas políticas.

6. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La política de tratamiento de datos personales rige a partir del XX de XXXX de XXXXX fecha en que se aprobó por la Representante Legal, Directora Comercial y por la Directora de Calidad. 

Información de contacto del responsable del tratamiento de datos personales:Nombre: Fundación la luz.. Dirección: carrera la Carrera xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Bogota D.C..